بنابراین شما به تازگی یک مشتری طراحی جدید را پذیرفته اید و آماده شروع کار هستید. تبریک می گویم! برنده شدن در دور جدیدی از کار، زمان هیجان انگیزی برای هر فرد خلاقی است. اما قبل از اینکه روی خط نقطه چین امضا کنید، مهم است که مطمئن شوید هم شما و هم مشتریتان در یک صفحه هستید – و در طول مدت پروژه همینطور بمانید.

یک پروژه طراحی جدید می تواند دری را به روی روابط کاری طولانی مدت و ارجاع مشتری باز کند که به شما در ایجاد کسب و کار کمک می کند. اما حتی با تجربه ترین طراحان نیز می توانند با موانعی روبرو شوند. روابط با مشتری به دلایل مختلف می تواند به سرعت خراب شود، از خزش دامنه و تجدید نظرهای به ظاهر بی پایان گرفته تا بازخورد تاخیری یا اختلاف نظر مشتری.

برای محافظت از زمان و روابط کاری خود، مهم است که از قبل مرزها را تعیین کنید. شرایط واضح پروژه به شما و مشتری شما راهنمایی می کند در صورتی که مشکلی پیش بیاید. با تعیین این انتظارات، هم متوجه خواهید شد که چه زمانی باید نه بگویید، چه زمانی مشتری نیاز به پرداخت بیشتر دارد و چه زمانی زمان خروج فرا رسیده است.

در این مقاله، 7 اصطلاح کلیدی را بررسی می کنیم که همیشه باید قبل از شروع با مشتری خود با آنها موافق باشید:

• نتایج
• فرمت های فایل
• محدودیت در بازنگری
• مهلت ها
• ساختار قیمت گذاری و پرداخت
• فسخ و لغو
• محرمانه بودن

بیا شروع کنیم!

1. در مورد نتایج خود بحث کنید
–

مشتری یک خلاصه خلاقانه برای شما ارسال می کند و به اندازه کافی ساده به نظر می رسد. اما آیا شما دو نفر واقعاً به جزئیات پرداختید؟ مهم است که در مورد تعداد طرح ها و تغییراتی که باید در یک پروژه اجرا شوند مشخص باشید.

سناریوی شماره 1: فرض کنید مشتری یک لوگو می خواهد. واقعا چه انتظاری دارند؟ این روزها، بسیاری از برندها دارای تنوع گسترده ای از لوازم لوگو برای دارایی های دیجیتال و فیزیکی خود هستند. آیا آنها برای اطمینان از خوانایی به اندازه های مختلف نیاز دارند؟ چند گزینه رنگی می خواهند؟ آیا آنها به حروف و نشان نیاز دارند؟ در مورد جزئیات اضافی – الگوها، زیور آلات، لهجه های برند یا انیمیشن ها چطور؟ آیا آنها فرض می کنند که راهنمای برند در آن گنجانده شده است؟

ممکن است شما و مشتری‌تان «پروژه لوگو» را بسیار متفاوت تعریف کنید، و بسیار مهم است که از همان ابتدا روی این انتظارات توافق کنید.

با تشریح محصولات تحویلی پروژه در ابتدا با مشتری خود، می توانید هر کار اضافی را به صورت جزئی و صورتحساب بنویسید. داشتن فهرستی از محصولات قابل تحویل واضح نیز به جلوگیری از خزش دامنه در آینده کمک می کند.

2. در مورد فرمت های فایل توافق کنید
–

سردرگمی در مورد فرمت‌های فایل واقعاً می‌تواند طراحان را به وحشت بیاندازد – به خصوص اگر در پایان پروژه باشند. همیشه مطمئن شوید که با مشتری خود در مورد فرمت های فایل مورد نیاز آنها چک می کنید.

سناریوی شماره 2: شما با یک مشتری غیرانتفاعی کار می کنید که یک الگوی بروشور قابل ویرایش می خواهد. شما و مشتری شما تمام اصلاحات را انجام داده اید و آماده بسته شدن پروژه هستید.

شما یک فایل Adobe InDesign قابل ویرایش را برای مشتری ارسال می کنید و فاکتور نهایی را آماده می کنید. اما مشتری شما در حال ارتباط است زیرا گیج شده است. آنها Adobe Suite ندارند و انتظار داشتند که بروشور در مایکروسافت ورد باشد زیرا آنها می دانند چگونه از آن استفاده کنند. اکنون شما آماده هستید تا کل قالب را در Word دوباره ایجاد کنید تا آنها بتوانند از آن استفاده کنند.

برخی از مشتریان در طراحی گرافیک به خوبی آشنا نیستند و ممکن است به راهنمایی شما نیاز داشته باشند تا بفهمند به چه فرمت فایلی نیاز دارند. از آن‌ها بپرسید از چه برنامه‌هایی برای طراحی راحت استفاده می‌کنند، آیا باید فایل قابل ویرایش باشد یا نه، و پس از اتمام طراحی شما قصد دارند چه کاری انجام دهند. این اطلاعات به شما ایده می‌دهد که مشتری به چه فرمت‌های فایلی نیاز دارد و به شما کمک می‌کند از هرگونه مشکل لحظه آخری هنگام دریافت طرح‌های نهایی خود رد شوید.

3. حداکثر تعداد بازبینی را تنظیم کنید
–

از هر طراح بپرسید و مطمئن باشید که حداقل یک داستان ترسناک از مشتری دارد که فقط به آن نیاز داشته است یکی آخرین تغییر طراحی… و سپس یک تغییر کوچک دیگر. و بعد…. خوب، فقط یک تغییر کوچک دیگر.

گرفتیم! طراحان نیز می توانند کمال گرا باشند. اما همه ما محدودیت‌های خود را داریم و – حداقل در مورد بازخورد مشتریان – بهتر است محدودیت‌هایی را تعیین کنیم. مشتری شما نیاز به راهنمایی روشن برای درک نحوه کار دارد شما.

صحبت در مورد فرآیند بازنگری به آنها کمک می کند تا انتظارات شما را از بازخوردشان در طول پروژه درک کنند. توضیح دهید که چه تعداد طرح پیشنهادی در قیمت پروژه شما گنجانده شده است، و همچنین چند دور بازخورد و بازبینی ارائه خواهید کرد.

برای تاکید بر این نکته، می توانید با پرداخت هزینه اضافی، تجدید نظرهای اضافی را در مذاکره خود بگنجانید. با تنظیم حداکثر تعداد تجدید نظر، مشتری باید متوجه شود که باید عمدی در پس بازخورد آنها وجود داشته باشد (که امیدواریم شما را از چرخه بی پایان ترفندهای طراحی نجات دهد).

در حالی که ارائه یک ترفند اضافی می تواند یک حرکت خوب باشد، مهم است که بدانید کجا باید خط بکشید و چگونه برای وقت خود ارزش قائل شوید.

4. شرایط
–

زمان پول است – به خصوص زمانی که روی یک پروژه طراحی کار می کنید. اگر جدول‌های زمانی از قبل توافق نشده باشند، خارج شدن از مسیر می‌تواند بسیار آسان باشد. ناهماهنگی در مورد ضرب الاجل ها، برنامه های کاری و برآورد زمان می تواند به سرعت یک چیز خوب را خراب کند.

اطمینان حاصل کنید که ایده روشنی از مدت زمان انجام پروژه دارید و برآوردهای شما مطابق با انتظارات مشتری است.

وقتی وارد بازخورد و بازبینی می شوید، ممکن است متوجه شوید که پروژه خیلی بیشتر از آنچه شما یا مشتری انتظار دارید وقت شما را می گیرد. این فرصت خوبی برای مذاکره مجدد در مورد قیمت ها خواهد بود، اما تنها در صورتی که هر دو متوجه باشید که پروژه خارج از محدوده است.

سوالاتی که باید در ابتدای پروژه از خود بپرسید:

• این پروژه چه زمانی به طور رسمی راه اندازی می شود؟
• این پروژه چه زمانی باید تکمیل شود؟ آیا تاریخ سختی برای تکمیل این پروژه وجود دارد؟
• این پروژه چقدر زمان بر است؟ انتظار می رود این پروژه چقدر طول بکشد؟
• نقاط عطف اصلی این پروژه چیست و مهلت های تخمینی برای هر نقطه عطف چیست؟
• هر بازنگری چقدر باید طول بکشد؟
• آیا مشتری انتظار دارد در زمان های خاصی در دسترس باشید؟ آیا ساعات کاری مشخص یا برنامه کاری مشخصی وجود دارد؟

با پرسیدن این سوالات از خود، باید درک واضح تری از محدوده پروژه و نحوه ارزش گذاری برای خود به دست آورید. با برقراری ارتباط واضح این تخمین های زمانی با مشتری خود، باید به خوبی آماده باشید تا در صورت لزوم گفتگوهای دشواری داشته باشید.

به عنوان مثال، اگر مشتری شما در بازخورد کند است، می توانید توضیح دهید که تأخیرهای آنها چگونه بر نقاط عطف پروژه و تاریخ تحویل تأثیر می گذارد.

اگر مشتری شما خواهان تغییرات عمده در طراحی شما است، می توانید به آنها اطلاع دهید که پروژه بیشتر از آنچه در ابتدا برنامه ریزی شده بود طول می کشد (فرصتی خوب برای پس زدن درخواست های خود یا مذاکره مجدد در مورد قیمت ها).

5. قیمت گذاری و ساختار پرداخت
–

هنگامی که محصولات تحویلی و جدول زمانی خود را مشخص کردید، می توانید به ساختار پرداخت پروژه فکر کنید.

با مشاهده لیست دقیق محصولات تحویلی طراحی شروع کنید. قیمت هر کدام چقدر است؟ سپس به جدول زمانی خود نگاه کنید. این پروژه چقدر باید طول بکشد و هزینه این ساعت ها چقدر است؟

شما می توانید انتخاب کنید که چگونه می خواهید قیمت های خود را به اشتراک بگذارید – شاید ترجیح می دهید خدمات خود را بسته بندی کنید. یا شاید می خواهید مشتری ارزش هر محصول را از طریق لیست قیمت دقیق درک کند. اینکه چگونه قیمت های خود را با مشتری خود به اشتراک می گذارید به شما بستگی دارد! اما صرف زمان برای درک اینکه این قیمت‌ها از کجا می‌آیند، حیاتی است مال شما ارزش در کل پروژه

زمانی که پروژه را قیمت گذاری کردید، باید به «چه می شد» فکر کنید. اگر مشتری بعداً نتایج بیشتری درخواست کند چه؟ اگر مشتری بیش از آنچه شما موافقت کرده اید، درخواست تجدید نظر کند، چه؟ اگر آنها شروع به حضور در جلسات کنند یا بیشتر از حد انتظار طول بکشد، چه؟ هزینه این همه چیز اضافی چقدر خواهد بود؟

با گنجاندن راه‌حل‌هایی برای این «چه می‌شد اگر» به‌عنوان خدمات اضافی در ساختار پرداخت خود، می‌توانید از ارتباط با مشتری خود عقب نشینی کنید و اگر مشتری همچنان آنها را می‌خواهد، این خدمات را به فاکتور خود اضافه کنید.

6. فسخ و لغو
–

بیا با آن روبرو شویم. گاهی اوقات همه چیز درست نمی شود. بودجه ها کاهش می یابد. مشتری نمی تواند راضی باشد. ضرب الاجل ها بیش از حد طولانی می شوند. شما یک وضعیت اضطراری دارید. زندگی اتفاق می افتد! و شما باید آماده باشید.

پس بیایید سوالات سخت را بپرسیم: وقتی شما یا مشتریتان مجبور به ترک آن شوید چه اتفاقی می افتد؟ و اگر قرارداد زودتر تمام شد چقدر باید غرامت دریافت کنید؟

سناریوی شماره 3: شما با یک مشتری دشوار کار می کنید و پروژه به سمتی پیش می رود. احساسات بالا می رود و مشتری تصمیم می گیرد قرارداد را فسخ کند. شما دست به دست می‌شوید تا ببینید آیا می‌توانید برای کارتان دستمزد دریافت کنید یا خیر، اما مشتری به شما کار سختی می‌دهد و می‌گوید به آنچه وعده داده‌اید عمل نکرده‌اید. شما قرارداد اصلی خود را بررسی می‌کنید، اما نمی‌توانید چیزی را پیدا کنید که به وضوح نشان دهد که مشتری چقدر به شما بدهکار است، اگر پروژه پیش از موعد به پایان برسد. شما الان پشت پای این مذاکرات هستید.

همانطور که از ساختار قیمت و پرداخت خود می گذرید، باید بندی را وارد کنید که به شما و مشتری شما کمک می کند تا در صورت وقوع بدترین سناریو، لغو پروژه ها را دنبال کنید. در مذاکرات خود، باید در مورد اینکه تا چه زمانی می توان یک پروژه را با بازپرداخت کامل لغو کرد، بحث کنید. ضمن در نظر گرفتن جدول زمانی پروژه، باید درصدی را که مشتری باید بر اساس میزان تکمیل پروژه بپردازد نیز مورد بحث قرار دهید.

برخی از طراحان برای اطمینان از اینکه زمان تلف نمی شود، هزینه ای غیرقابل استرداد از قبل دریافت می کنند. برخی دیگر مراحل پرداخت را تعیین می کنند که در آن درصدی از قیمت کل به آنها پرداخت می شود. نحوه تنظیم طرح پرداخت به شما بستگی دارد، اما مطمئن شوید که در صورت بروز مشکل، آن را به صورت مکتوب دریافت کنید.

7. محرمانه بودن
–

در نهایت، همیشه مهم است که بفهمید آیا مشتری نیاز دارد که شما یک NDA را امضا کنید یا پروژه را برای مدتی محرمانه نگه دارید.

شما باید هرگونه شرایط محرمانه را در مذاکرات خود بگنجانید و مشخص کنید که چه زمانی کار شما می تواند عمومی شود. شاید مشتری منتظر ارائه عمومی است و فقط باید کار شما را به مدت شش ماه محرمانه نگه دارد. یا شاید اطلاعات حساسی در پروژه وجود داشته باشد که هرگز قابل انتشار نباشد.

نمونه کار شما نحوه فروش خدماتتان است. اگر زمان زیادی را صرف پروژه‌ای کرده‌اید اما نمی‌توانید آن را به صورت عمومی در مجموعه خود به اشتراک بگذارید، باید در نظر بگیرید که این حریم خصوصی چقدر ارزش دارد و آن را در ساختار قیمت‌گذاری خود لحاظ کنید.

در نتیجه
–

وقتی یک پروژه خلاقانه جدید را تأیید کردید، می‌تواند وسوسه انگیز باشد که مستقیماً وارد آن شوید. یک لحظه وقت گذاشتن برای مذاکره در مورد شرایط خود با یک مشتری، تضمین می کند که کل فرآیند به خوبی اجرا می شود.

به عنوان یک طراح حرفه ای، مهم است که مراقب زمان خود باشید و بدانید چه زمانی باید عقب نشینی کنید. امیدواریم این نکات به شما کمک کند تا کار خود را به وضوح ارزیابی کنید و به شما قدرت دهد تا با اطمینان بیشتری گفتگوهای دشوار با مشتریان را انجام دهید.

The post 7 روش برای تعیین انتظارات واضح برای پروژه طراحی بعدی خود اولین بار در 99designs پدیدار شد.